Każdy dzień ma 24 godzin. 8 godzin przeznaczamy średnio na sen. Pozostałe 16 godzin to czas na działanie. Jak wykorzystujemy je do realizacji naszych celów i marzeń ?
Sposób planowania zadań realizowanych w cyklu dziennym oraz dedykowany na ich realizację czas ma bezpośrednie przełożenie na osiągane wyniki. Istnieje sporo podejść w tym temacie, jednakże ich dostosowanie do indywidualnych potrzeb i środowiska, w którym funkcjonujemy, ma zasadnicze znaczenie dla osiągania efektywnych wyników w zamierzonych horyzoncie czasowym. W tym wpisie chciałbym podzielić się kilkoma praktykami i narzędziami możliwymi do zastosowania w szeroko pojmowanym procesie planowania oraz śledzenia postępu projektów i zadań realizowanych do osiągania naszych celów zawodowych i osobistych.
Temat podzielony jest na 4 sekcje:
1. Sprawdzenie czym się zajmuje na co dzień – Fotografia Dnia,
2. Dostosowanie działań do własnej wizji – autorefleksja i analiza,
3. Planowanie szczegółowych zadań w czasie – Gant Chart,
4. Śledzenie postępu realizacji zaplanowanych zadań i osiąganych wyników.
1. Sprawdzenie czym się zajmujemy na co dzień – fotografia dania.
Czy zdajesz sobie sprawę ile czasu poświęcasz poszczególnym czynnością podejmowanym w cyklu dziennym ?. Począwszy od czynności porannych, drogi do pracy, pracę, jedzenie, uprawianie sportu, oglądanie telewizji, czytanie i wiele innych a kończąc na odpoczynku i śnie.
Fotografia dnia to wspaniałe narzędzie umożliwiające uświadomienie sobie na co przeznaczamy czas w ciągu dnia. Często spotykamy się z poczuciem szybkiego upływu czasu lub zmarnowanego czasu. Są to w większości subiektywne odczucia nie poparte wymiernymi faktami. Ćwiczenie to jest bardzo proste. Do jego przeprowadzenia wymagana jest kartka i długopis. Najlepiej przygotować sobie kartkę z naniesioną skalą co 15 min, tak aby nie trzeba było wpisywać czasu rozpoczęcia i zakończenia danej czynności – wystarczy zaznaczyć klamrą zakres czasowy. Przed rozpoczęciem należy ustalić grupy czynności: jedzenie, spanie, praca, czytanie, oglądanie TV, sport, itd. Po ustaleniu terminu przeprowadzenia ćwiczenia, może to być kilka dni lub kilka tygodni, należy od rana każdego dania mieć przy sobie wcześniej przygotowaną kartkę i zaznaczać na niej długość wykonywania każdej czynności oraz tego co robiliśmy. Dzięki temu codziennie będziemy mogli zbierać dane odnośnie faktycznego czasu spędzanego w ciągu dnia na poszczególne czynności.
Fotografia Dania – jak zacząć i co przygotować:
– przygotowanie czystych kartek z nadrukowaną skalą czasową
– ustalenie grup czynności (np. praca, sport, czytanie, pisanie, . . .)
– ustalenia okresu dokonywania samooceny czym się zajmujemy w cyklu dziennym
– przeprowadzenie ćwiczenia – zaznaczanie faktycznych czynności umiejscowionych w czasie
– analiza danych – autorefleksja i optymalizacja
Po wykonaniu fotografii dnia dla ustalonego okresu można przejść do następnego etapu czyli weryfikacji, czy to co robimy na co dzień jest spójne z naszą wizją i naszymi celami do osiągnięcia.
2. Dostosowanie działań do posiadanej wizji i ustalonych celów.
Czy podejmowane działania w cyklu dziennym umożliwiają tobie realizację zaplanowanych celów i osiąganie twojej wizji przyszłości ? Zastanówmy się nad tym jak indywidualne uwarunkowania w jakich na co dzień funkcjonujemy mogą determinować naszą codzienność i posiadane możliwości do działania.
W ćwiczeniu powyżej polegającym na wykonaniu fotografii dnia (dla ustalonego okresu) poznaliśmy czym się zajmujemy realnie w ciągu dnia. Możemy dokładnie poznać ile czasu poświęcamy na jakie czynności. Dla przykładu biorąc analizę 1 tygodnia. Jeden tydzień to 7 dni, z których każdy ma 24 godziny. Daje to 168 godzin. Z tego czasu musimy odliczyć czas na sen ( 8 godzin x 7 dni) 56 godzin, czas na pracę 40 godzin, dojazdy do pracy 5 godzin, robienie zakupów 6 godzin, spożywanie posiłków (2 godziny x 7 dni) 14 godzin, uprawienia sportu 7 godzin, spotkania 10 h, sprzątanie 5h, dzieci 7 h, oglądanie telewizji 10 godzin, czytanie książek 5 godzin, granie na komputerze 5 godzin. Po zsumowaniu dostajemy 160 godzin. Pozostaje nam do dyspozycji zaledwie 8 godzin tygodniowo na szeroko pojmowany rozwój osobisty i realizacje celów osobistych. To stosunkowo mało. W zależności od tego do czego dążymy i jakie mamy plany na przyszłość do przeprowadzenia gruntowniejszych zmian w naszej codzienności będziemy potrzebowali poświęcenia zdecydowanie więcej czasu. Początkowo może to zajmować nawet ok. 5 godzin dziennie, który to czas będzie niezbędny aby przesunąć się z punktu A do punktu B – naszego celu.
Nasuwa się pytanie co możemy zrobić aby uporządkować nasz dzień ? Przywołam na początek stwierdzenie, które było mottem przewodnim wpisu BPA 010: „Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów” – Albert Einstein. To stwierdzenie skłania do refleksji i krytycznego spojrzenia na nasze czynności dnia codziennego. Każdy z nas jest inną osobą posiadającą indywidualne uwarunkowania. Funkcjonujemy odmiennie i posiadamy różne rytmy dnia. Ta różnorodność czyni każdego z nas wyjątkowymi osobami. O różnej porze wstajemy i idziemy spać. O różnych porach mamy największą produktywność i kreatywność. Odpoczywamy i regenerujemy się w indywidualny sposób. Tego aspektu nie można pomijać jednakże aby można było osiągać ponadprzeciętne rezultaty należy spojrzeć na nasze życie niejako od tyłu. Zobaczmy co chcemy osiągnąć i kim się stać w pewnym momencie w przyszłości i zastosować procedurę inżynierii odwróconej (eng. reverse enginerring), której główne założenie polega na odpowiedzeniu sobie na pytanie: Co muszę zacząć robić lub zmienić teraz aby osiągnąć zamierzone cele w zdefiniowanym przeze mnie czasie ? To jest jedno z kluczowych pytań, które jest motorem przemyślanej zmiany i może umożliwiać nam stopniowe wprowadzenie zmian w czynnościach podejmowanych na co dzień.
Co mogę robić lepiej, bardziej efektywniej ? Z czego mogę zrezygnować po to aby posiadać więcej czasu na rozwój osobisty i realizację celów życiowych. Poniżej postaram się przedstawić kilka propozycji do możliwego zastosowania:
– zdobywanie informacji – standardowe oglądanie informacji w TV lub ich słuchanie w radio z reguły bywa czasochłonne i możemy nie być w stanie dowiedzieć się o wszystkich najważniejszych wydarzeniach ze świata. Ciekawą propozycja jest korzystanie z tzw. „Briefing News” czyli streszczeń najważniejszych wydarzeń w krótkiej formie. Można na takie się zapisać w różnych serwisach on-line i mieć je do dyspozycji rano w swojej skrzynce pocztowej. Tak dostarczone w skondensowanej formie pozwalają być na bieżąco z aktualnymi informacjami w zaledwie kilka minut.
– rozpoczynanie dani – istniej powiedzenie: „jak rozpoczynasz dzień determinuje jaki on będzie”. Posiadanie ustalonej porannej rutyny, w której zawarte są czynności do wykonywania w cyklu dziennym typu: ćwiczenia fizyczne, medytacja, pisanie, czytanie, planowanie dzienne – umożliwia w znaczny sposób podnieść produktywność w ciągu całego dnia. Jako jedną z propozycji wartą do zaznajomienia jest książka „Fenomen Poranka” (eng. Miracle Morning”) Elrod Hal pokazująca jeden z przekładowych podejść, która może być ciekawa inspiracja do ustalenia swojej własnej.
– rytm dnia – o której godzinie wstajemy ? jaki okres dnia jest dla nas najbardziej produktywny ? Czy obecny rytm dnia jest optymalny do realizacji moich celów ? Element ten jest zmienny w miarę upływu czasu. Etap uczenia się w szkole to okres, w którym mamy w większości tendencję dłuższego spania rano i chodzenia później spać. Rozpoczynając pracę zawodowo musimy się dostosować do czasu pracy jaki pracodawca nam narzuca. Istnieją różne formy pracy: praca stacjonarna, mobilna lub ostatnio bardzo popularna praca zdalna z domu. Diametralnie inaczej będzie to wyglądało w sytuacji prowadzenia działalności jednoosobowej, w której to my jesteśmy dla siebie szefem i definiujemy co, kiedy i czym się zajmujemy. Ten ostatni wariant daje nam największą elastyczność przy ustalaniu rytmu dnia. Nie chciałbym być tu zrozumiany, że możemy robić dowolnie wszystko ale chodzi o możliwość największej optymalizacji czasowej wykonywania poszczególnym działań w ciągu dnia. Warto ten temat przepracować i ustawić go jak najbardziej optymalnie do swoich własnych celów i preferencji.
– robienie zakupów – wydaje się że, to temat zupełnie banalny. Jednakże z moich obserwacji wygląda, że w wielu przypadkach chodzimy zbyt często do sklepu na różnorakie zakupy tylko dlatego bo czegoś zapomnieliśmy lub się skończyło. Tu jedną z najbardziej skutecznych opcji jest robienie listy zakupów w formie papierowej lub cyfrowej na smartphone i ograniczanie wyjazdów do sklepu to niezbędnego minimum. Możliwe jest obecnie również składanie zamówień na artykuły spożywcze w różnych serwisach www z możliwością dostawy do drzwi.
– czytanie książek – można w sposób standardowy czytać książki papierowe, można również słuchać książki w formie audiobooków w drodze do pracy lub podczas uprawiania różnych sportów czy czekania na jakieś spotkania. W procesie rozwoju osobistego zdobywanie wiedzy z książek może zajmować sporo czasu. Warto korzystać z różnych sposobów pochłaniania wiedzy z książek gdyż to ma przełożenie na poziom naszej świadomości, który stanowi jeden z kluczowych czynników odnoszenia sukcesu w danej dziedzinie.
– automatyzacja czynności – jest sporo czynności nadających się do zautomatyzowania. Począwszy od ustawiania automatycznych płatności za nasze rachunki, spłata rat kredytowych jak również konsolidacja w czasie podobnych czynności i robienie ich rzadziej ale kompleksowo.
Po wykonaniu optymalizacji w naszym rozkładzie dnia możemy przejść do następnego punktu jakim jest planowanie w czasie zadań do realizacji.
3. Planowanie szczegółowych zadań w czasie – Gant Chart
Stosowanie przyklejania kolorowych karteczek z zadaniami na lodówce lub ustawienie dla siebie zadań ustawianych na smartphone jest dobre dla pamiętania o jednorazowych czynnościach do realizacji. Podejście do planowania zadań długofalowych wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi. W większych projektach sukces składa się z realizacji wielu cząstkowych zadań. Istnieje bardzo przydatne narzędzie do stosowania zwane GantChart, pozwalające w planowaniu zadań umiejscowionych w czasie. Dodatkowo jego zaletą jest możliwość ustalania zależności czasowych jednego zadania od drugiego (koniec jednego zadania może determinować dopiero początek następnego lub zadania mogą przebiegać równolegle).
Jak skutecznie wykonać Gantt Chart.
1. Ustalenie listy głównych tematów do wykonania.
2. Podzielenie głównych tematy na zadania cząstkowe.
3. Ustalenie ile czasu będą zajmowały poszczególne zadania.
4. Ustalenie zależności pomiędzy zadaniami.
5. Ustalenie zasobów potrzebnych do realizacji poszczególnych zadań.
Kilka założeń przy planowaniu:
– Unikanie definiowania zadań ogólnych. Każde zadanie powinno być szczegółowo zdefiniowane,
– Każde zadanie musi mieć przypisaną osobę odpowiedzialną lub zewnętrzny podmiot oraz czas realizacji (datę rozpoczęcia i datę zakończenia),
– Ustalanie ilości zadań tylko tyle ile jesteśmy w stanie zrealizować realnie w danym okresie czasu,
– Uwzględnienie w planowaniu rzeczywistości, w której funkcjonujemy – szkoła, praca, rodzina, itp
– Stosowanie planowania dziennego i tygodniowego,
4. Śledzenie postępu realizacji zaplanowanych zadań i osiąganych wyników
Realizacja i terminowość realizacji czynności, które sobie sami wyznaczamy ma jedną ryzykowną cechę. Ryzyko polega na tym, że nie mamy nad sobą nikogo kto mógłby kontrolować postęp. My sami jesteśmy dla siebie szefem. Prowadzenie działalności na własny rachunek wymaga wysokiego poziomu samoświadomości. Możemy się trzymać ustalonego planu jak i możemy go nieustannie przesuwać w przyszłość. Jeśli ustalasz sobie jakieś cele / wizję do osiągnięcia np. w jeden rok a zadania przesuwasz nieustannie ze względu na inne priorytety, to cel nie zostanie osiągnięty. Tu dochodzimy do sedna tematu związanego ze źródłem pochodzenia celów. Jeśli one są przemyślane i są naszymi wynikającymi z przepracowania i przemyślenia i jesteśmy do nich przekonani to będziemy mieli wewnętrzną motywację do ich realizację. Życie w zgodzie z samym sobą. Jeśli coś robię, angażuję się, musze w to wierzyć, że dzięki temu mogę osiągnąć zamierzone rezultaty i moją wizję przyszłości.
Dodatkowo powinniśmy podchodzić do tematu planowania realnie, ustawianie zbyt dużej ilości tematów może spowodować albo nasze przepracowanie albo ciągłe przekładanie. My nie jesteśmy robotami. Prowadzenie działalności musi nam przynosić poczucie spełnienia, komfortu i przyjemności. Działanie w warunkach stresu i chaosu nie prowadzi do rozwoju i realizacji marzeń a raczej do wypalenia się. Warto sobie zadawać często pytanie: Czy prowadzona przeze mnie działalność i prowadzone tematy przynoszą mi satysfakcję i zadowolenie ?
W poprzednim punkcie pokazywałem jedno z przykładowych narzędzi do planowania Gantt Chart, jest ono również bardzo przydatnym narzędziem do śledzenie postępu realizowanych zadań. Można stosować najprościej dwa kolory:
– zielony – do zaznaczania terminowej realizacji zadań,
– czerwony – dla opóźnień w stosunku do początkowego planu.
Na koniec każdego prowadzonego projektu będziecie mieli obraz pokazujący prawidłowość procesu planowania versus realna realizacja. Albo będzie przewaga „koloru zielonego” albo „czerwonego”. W miarę prowadzenia coraz większej ilości projektów będziemy zyskiwali coraz większe kompetencje a tym samy nasz proces planowania i egzekucja tematów będzie coraz lepsza.
Zachęcam do świadomego podejścia do planowania swoich działań i czerpania korzyści z osiąganych dzięki temu rezultatów. Ktoś to ładnie kiedyś zdefiniował, że to co jest świadome to my kontrolujemy a to co jest nieświadome nas kontroluje. Rozwój jest drogą, na której napotkamy szereg przeszkód i to dzięki nim się rozwijamy. Zachęcam do kreatywnej otwartości i ćwiczenia w sobie umiejętności ciągłego dostosowania się do zmieniającej się rzeczywistości.
Jeśli chcesz dostawać powiadomienia o nowych wpisach na blogu be PRO active to zachęcam do zapisania się do listy dystrybucyjnej oraz o dołączenie do mediów społecznościowych powiązanych z blogiem be PRO active.
KG