Nawyki i działania rutynowe pojawiały się już kilkakrotnie w moich wpisach. Dzisiaj chciałbym pochylić się nad tematem ich ciągłego doskonalenia i usprawnieniom oraz pojawiającym się zakłóceniom odziaływującym na nas jak i na proces. W idealnym świecie bez zakłóceń wszystko co chcieli byśmy osiągnąć w określonym czasie udawałoby się zrealizować i świętowalibyśmy niekończące się pasmo sukcesów. Szkopuł w tym, że idealny świat nie istnieje, jest iluzją. My natomiast funkcjonujemy i działamy w REALNYM świecie ! Rzeczywistość ta charakteryzuje się naszą niedoskonałością i brakami wiedzy oraz ogólną zmiennością i niestabilnością. Nasuwa się pytanie, co my możemy zrobić aby z jednej strony minimalizować negatywny wpływ pojawiających się zakłóceń a z drugiej stale dążyć do ciągłego doskonalenia.
NAWYKI
Nawyki. Każde pożądane działanie lub postawa może być ugruntowana tak aby stała się nawykiem. Drugim etapem jest jego ciągłe doskonalenie i ulepszanie. Zaczynając coś robić regularnie, angażując się całym sobą, uruchamiany jest proces adaptacyjno-poznawczy do nowej rzeczywistości. Coś co było teorią, pewnymi założeniami, planem staje się praktyką. Po przejściu początkowego etapu utrwalania się nawyku, przechodzimy do kolejnego etapu nabierania doświadczenia charakteryzującego się ciągłym uczeniem i doskonaleniem. To jest bardzo ważny element, którego niedocenianie może doprowadzić tylko do mechanicznego powtarzania początkowo założonych czynności. Jest to proces dający możliwość osiągnięcia mistrzostwa w danej dziedzinie. Można tylko w niewielkim stopniu udoskonalać nawyki i procesy lub przy odpowiednim zaangażowaniu doprowadzać je do bliskich perfekcji. Zastanówmy się jakie czynniki pomagają w ciągłym doskonaleniu nawyków:
1. Stała praktyka – regularne ich wykonywanie (najlepiej codziennie) oraz doskonalenie.
2. Podnoszenie wiedzy w danej dziedzinie (czytanie książek, słuchanie podcastów, . . .)
3. Uczenie się on najlepszych w danej dziedzinie.
4. Analizowanie procesu naszego rozwoju i doskonalenia.
5. Uczestnictwo w kursach i szkoleniach.
6. Dzielenie się najlepszymi praktykami z innymi
7. Dążenie do coraz bardziej efektywnych form działania w danej dziedzinie.
Poprzez rozwój i ciągłe podnoszenie wiedzy my się zmieniamy, zmienia się nasza percepcja. To co kiedyś było nieosiągalne, dzisiaj staje się osiągalne i możliwe.
ZAKŁUCEINA
Zakłócenia. Wszystkie podejmowane działania realizujemy w realnym świecie pełnym niestabilności i zakłóceń. Budowane systemy i procedury mają na celu szybkie wyłapywanie niestabilności i ich neutralizowanie. Zakłócenia można podzielić na 2 kategorie:
– zakłócenia pochodzące z zewnątrz
(wynikające z czynników społecznych, geo-politycznych, naturalnych),
– zakłócenia pochodzące z wewnątrz
(wynikające z niedoskonałości ludzkiej natury).
Z jednej strony działamy zgodnie z ustalonymi procedurami i nawykami a z drugiej zakres naszych działań podlega powyżej opisanym zakłóceniom. Nasuwa się duże pytanie: Jak podchodzić najbardziej optymalnie do pojawiających się zakłóceń ?, Jak minimalizować ich negatywny wpływ na realizowane procedury działania ? Co robić aby one nie zaburzały regularności wykonywania naszych nawyków lub w skrajnych przypadkach powodowały ich zaprzestanie ?
Jakie mogą być zakłócenia w tych 2 grupach.
Pierwsza grupa to zakłócenia pochodzące z zewnątrz. Ich cechą jest to, że my nie mamy na nie bezpośredniego wpływu. Pojawiają się w wyniku działania różnych czynników zewnętrznych. Najczęstszymi przykładami mogą być:
– kataklizmy naturalne – powodzie, huragany, pożary, trzęsienia ziemi.
– konflikty społeczne – wojny, rewolucje, konflikty lokalne,
– zakłócenia techniczne – przerwy w dostawie prądu, Internetu, działania hackerskie
– nieuczciwe działanie podmiotów strony trzeciej, z którymi współpracujemy lub z których usług korzystamy,
Czynniki te z reguły mają dużą siłę oddziaływania i w pewnych skrajnych przypadkach mogą przynosić katastrofalne skutki dla naszych procesów, działań, projektów. Nasuwa się pytanie: co my możemy zrobić aby nie zostać „zmiecionym” na wypadek katastrofy ? Chyba najbardziej rozsądnym rozwiązaniem działaniem jest dywersyfikacja, czyli nie uzależnianie się od jednego źródła dochodu, jednego aktywu, jednego miejsca, jednego . . .. Jeśli w wyniku niekorzystnego zbiegu okoliczności stracimy ponad 90% naszych zasobów to może spowodować praktycznie utratę zdolności do odbudowania. Jeżeli natomiast stracimy 20%-25% naszych zasobów, ze zdywersyfikowanego arsenały naszych aktywów to pozostała reszta powinna umożliwić nam na szybką odbudowę strat i kontynuowanie działania.
Druga grupa to zakłócenia pochodzące z wewnątrz. Wynikają one z naszej ludzkiej natury. Na te czynniki mamy większy wpływ i możemy w dużym stopniu minimalizować ich negatywny wpływ. Należą do nich:
1.A. Zniechęcenie,
1.B. Złe samopoczucie,
1.C. Przejściowe choroby,
1.D. Negatywne emocje,
2.A. Błędy decyzyjne wynikające z braku wiedzy, błędy w ocenie ryzyka,
2.B. Nieskuteczne działanie, łamanie zasad działania,
2.C. Braki systematycznej kontroli procesów,
2.D. Przejściowa stagnacja, brak cierpliwości w oczekiwaniu na zmianę trendu na pozytywny,
Czynniki z tej grupy 1. . mogą mieć przede wszystkim wpływ na zakłócenia w systematycznym działaniu lub w skrajnych przypadkach prowadzić do ich zaprzestania. Co jest ważne w sytuacji ich pojawiania się lub narastania ? Po pierwsze ważne jest ich szybkie uświadamianie a po drugie świadomość ich przejściowego i chwilowego charakteru. Z reguły mając ich świadomość, wystarczający jest okres 2-3 dni na odpoczynek, refleksję i po tym okresie powrót do normalnego działania.
Czynniki z tej grupy 2. . mogą mieć wpływ na osiągany przez nas wynik. Ich neutralizowanie można realizować poprzez stałe i systematyczne analizowanie procesu, osiąganych wyników tak aby we wczesnej fazie zakłóceń być w stanie zidentyfikować źródło problemu i jak najszybciej przejść do jego niwelowania. Najlepszymi systemami zawsze są systemy automatyczne dlatego tam gdzie to możliwe powinno się je aplikować. Działanie bez pomyłek jest niemożliwe. Tylko ten kto nic nie robi się nie myli.
Podsumowując zagadnienie zakłóceń. Z jednej strony starajmy się działać wykorzystując najlepszą swoją wiedzę i umiejętności ale z drugiej pamiętajmy o naszej niedoskonałości i pojawiających się zakłóceniach. W budowanych procesach zawsze zaprojektujcie systemy kontroli wyników tak aby umożliwiały wyłapywanie zakłóceń i dawały wam możliwość ich jak najszybszej neutralizacji. Rzeczywistość wygląda bardziej jak grafika dodana do tego wpisu: sukces, potknięcie, upadek, naprawa, sukces, potknięcie , . . . itd.
Nie można ulegać złudzeniu, że jeśli coś idzie dobrze, to tak będzie już cały czas. Jeśli takie podejście powoduje stopniowe usypianej czujności i zaniedbywaniu procedur bezpieczeństwa i kontroli może doprowadzić do poważnych i strat.
Jeśli chcesz dostawać powiadomienia o nowych wpisach na blogu be PRO active to zachęcam do zapisania się do listy dystrybucyjnej oraz o dołączenie do mediów społecznościowych powiązanych z blogiem be PRO active.
KG
